Manche Aufgaben gehören zum Projekt, sind aber nicht für alle bestimmt, zum Beispiel ein interner Preisvorschlag in einem Projekt, das du mit einem Kunden teilst. Solche Aufgaben schaltest du privat.
Wer eine private Aufgabe sieht
Eine private Aufgabe sehen nur zwei Gruppen:
- wer sie angelegt hat,
- ihre Verantwortlichen.
Alle anderen sehen sie nirgends: nicht in der Liste, im Kanban, im Kalender, im Planer und im Gantt, nicht in den Zählern der Seitenleiste und nicht in den Aufgaben am Konto. Auch Berichte, Auswertungen, der Datenexport und die Schnittstelle für KI-Assistenten (MCP) lassen sie weg, ebenso ihre Kommentare, Dateien und gebuchten Zeiten. Das gilt auch für Admins und für Mitarbeitende eines Mandanten, für den das Projekt freigegeben ist. Erinnerungen zu der Aufgabe gehen nur an die beiden Gruppen.
Zeiten auf einer privaten Aufgabe fehlen deshalb in den Zeitberichten aller anderen. Eine Rechnung aus Zeiten und die Kapazitätsplanung rechnen sie weiter mit.
Aufgabe privat schalten
- Öffne die Aufgabe.
- Schalte in der rechten Spalte unter Zuständigkeit den Schalter Privat ein.
Am Titel erscheint ein Schloss. In der Liste und auf der Kanban-Karte steht Privat.
Unteraufgaben ziehen mit: Schaltest du eine Aufgabe privat, werden auch alle ihre Unteraufgaben privat. Eine neue Unteraufgabe einer privaten Aufgabe ist ebenfalls privat.
Umschalten dürfen nur, wer die Aufgabe angelegt hat, und ihre Verantwortlichen. Für alle anderen ist der Schalter ausgegraut.
Jemanden einbeziehen
Soll eine weitere Person die private Aufgabe sehen, trage sie unter Verantwortlich ein. Nimmst du eine Person dort wieder heraus, sieht sie die Aufgabe nicht mehr.
Wer die Aufgabe angelegt hat, sieht sie immer. Willst du eine Aufgabe ganz für dich, lege sie selbst an und trage nur dich als verantwortlich ein.