Aufgaben in Sprints planen

Mit Sprints fasst du die Aufgaben eines Projekts zu Arbeitspaketen zusammen, zum Beispiel „Durchstich“ oder „Abnahme“. Du siehst je Sprint, wie viele Aufgaben erledigt sind, und filterst Liste, Kanban, Planer und Gantt auf einen Sprint.

Was ein Sprint ist

Ein Sprint ist eine Gruppe von Aufgaben in genau einem Projekt. Er hat:

• eine Nr. und einen Name, angezeigt als S1 · Name,
• einen Status: Geplant, Aktiv, Review oder Abgeschlossen.

Einen eigenen Zeitraum hat ein Sprint nicht. Er ergibt sich aus seinen Aufgaben: vom frühesten Beginn oder Termin bis zum spätesten Ende oder Termin. Dauert ein Thema drei Wochen, ist der Sprint drei Wochen lang. Aufgaben, die keinem Sprint zugeordnet sind, stehen unter Ohne Sprint.

Sprint, Abschnitt oder Tag?

• Sprint: beantwortet, in welchem Paket eine Aufgabe erledigt wird. Eine Aufgabe hat höchstens einen Sprint, und der Sprint gehört zum Projekt der Aufgabe.
• Abschnitt: die Spalte im Kanban. Sie zeigt, wie weit eine Aufgabe ist. Die Aufgabe wandert durch die Abschnitte, der Sprint bleibt derselbe.
• Tag: ein Schlagwort, das sagt, worum es geht. Eine Aufgabe kann mehrere Tags haben, auch über Projekte hinweg.

Faustregel: Arbeitspaket ist ein Sprint, Arbeitsstand ist ein Abschnitt, Thema ist ein Tag.

Planung verwalten: der Baum

Alle Sprints eines Projekts pflegst du an einer Stelle.

1. Öffne Projekte und wähle das Projekt.
2. Klicke oben rechts im Menü ⋮ neben Gantt auf Planung verwalten.

Der Dialog zeigt einen Baum: jeden Sprint als Kopfzeile mit seinen Aufgaben darunter, am Ende Ohne Sprint. In der Kopfzeile stehen die Nummer (S1), der Name, der Status als Badge und die Zahl erledigt von gesamt, zum Beispiel 3/8. Bei jeder Aufgabe steht rechts ihr Soll, zum Beispiel 4 h Soll. Über den Pfeil vor dem Namen klappst du einen Sprint zu oder auf. Mit Aufgabe suchen grenzt du den Baum auf passende Aufgaben ein.

Unter Planung verwalten siehst du alle Sprints mit ihren Aufgaben.

Einen Sprint anlegen

1. Klicke im Dialog auf + Sprint.
2. SynCore legt den Sprint mit dem Namen Sprint 1, Sprint 2 usw. an und öffnet den Titel gleich zum Bearbeiten.
3. Tippe den Namen und drücke Enter.

Die Nummer vergibt SynCore fortlaufend.

Titel und Status ändern

• Titel: Klicke in der Kopfzeile auf den Namen, ändere ihn und drücke Enter. Esc verwirft die Änderung.
• Status: Klicke auf das Status-Badge und wähle Geplant, Aktiv, Review oder Abgeschlossen.

Aufgaben und Sprints ziehen

• Aufgabe in einen anderen Sprint: Fasse die Aufgabe am Griff links und lege sie in einem anderen Sprint oder unter Ohne Sprint ab. Lässt du sie auf der Kopfzeile los, landet sie am Ende der Gruppe.
• Reihenfolge der Aufgaben: Ziehe die Aufgabe innerhalb ihrer Gruppe an die gewünschte Stelle.
• Reihenfolge der Sprints: Ziehe einen Sprint an seiner Kopfzeile vor einen anderen. Die Nummern laufen mit: Die Zählung beginnt bei der kleinsten vorhandenen Nummer, und die Sprints werden in der neuen Reihenfolge durchnummeriert.

Jede Änderung wird sofort gespeichert, Liste, Kanban und Gantt zeigen danach den neuen Stand. Ein Klick auf den Titel einer Aufgabe öffnet den Aufgaben-Dialog.

Einen Sprint löschen

1. Klicke in der Kopfzeile des Sprints auf das Menü ⋮ und wähle Sprint löschen.
2. Bestätige die Rückfrage.

Du kannst auch einen Sprint mit Aufgaben löschen. Die Aufgaben bleiben erhalten und verlieren nur den Sprint, die Rückfrage nennt ihre Anzahl. Danach stehen sie unter Ohne Sprint.

Mehrere Aufgaben auf einmal zuordnen

Für viele Aufgaben auf einmal gibt es Aufgaben gruppieren. Es geht in den Ansichten Liste und Kanban.

1. Klicke oben rechts im Menü ⋮ neben Gantt auf Aufgaben gruppieren.
2. Vor jeder Aufgabe erscheint ein Kästchen. Hake die Aufgaben an, die zusammengehören. Unten schwebt eine Leiste mit der Anzahl, zum Beispiel 3 ausgewählt.
3. Mit Alle hakst du alle sichtbaren Aufgaben an.
4. Klicke auf In Sprint und wähle einen Sprint. Die Aufgaben werden sofort zugeordnet. Mit Ohne Sprint nimmst du sie aus ihrem Sprint.
5. Den Sprint gibt es noch nicht? Tippe seinen Namen in Sprint suchen oder neu benennen und wähle Sprint „Name“ anlegen. SynCore legt den Sprint an und ordnet die angehakten Aufgaben zu.
6. Mit dem X rechts in der Leiste beendest du das Gruppieren.

Aufgaben gruppieren: anhaken, In Sprint wählen, fertig.

Eine Aufgabe einzeln zuordnen

1. Klicke die Aufgabe in der Liste oder auf der Kanban-Karte an. Der Aufgaben-Dialog öffnet sich.
2. In der rechten Spalte steht unter Projekt die Auswahl Sprint. Wähle den Sprint oder Ohne Sprint.

Nach Sprint filtern

Hat das Projekt Sprints, steht in Liste, Kanban, Planer und Gantt über den Aufgaben der Sprint-Filter. Er zeigt Sprint für alle Aufgaben, Ohne Sprint und je Sprint einen Chip S1 · Name. Die Zahl am Chip ist die Anzahl der offenen Aufgaben, die Farbe folgt dem Status.

1. Klicke auf einen Chip. Die Ansicht zeigt nur die Aufgaben dieses Sprints, Ohne Sprint nur die Aufgaben ohne Sprint.
2. Der Filter bleibt stehen, wenn du zwischen Liste, Kanban, Planer und Gantt wechselst.
3. Klicke den aktiven Chip noch einmal oder auf Sprint, um wieder alle Aufgaben zu sehen.

Der Sprint-Filter grenzt Liste, Kanban, Planer und Gantt ein.

Im Gantt aus der Seitenleiste wählst du zuerst ein Projekt statt Alle Projekte. Dann erscheint daneben eine Auswahl mit Alle, Ohne Sprint und den Sprints dieses Projekts.

Meilensteine

Ein Meilenstein ist eine Aufgabe, die einen Zeitpunkt markiert, zum Beispiel „Abnahme erteilt“. Er steht im Sprint wie jede andere Aufgabe.

1. Öffne die Aufgabe im Aufgaben-Dialog.
2. Schalte in der rechten Spalte Als Meilenstein führen ein.

Für einen Meilenstein zählt nur der Termin unter Fällig. Beginn, Ende und Soll-Stunden fallen weg, das Soll steht auf 0. Statt Wartet auf heißt das Feld jetzt Voraussetzungen: die Aufgaben, die vor dem Meilenstein fertig sein müssen. Erledigt heißt erreicht.

Meilensteine erkennst du an der Raute, im Baum unter Planung verwalten genauso wie im Gantt. Mit dem Rauten-Symbol Nur Meilensteine oben rechts neben Erledigte zeigt jede Ansicht des Projekts nur noch die Meilensteine, der Kalender nur noch ihre Termine.

Den Gantt lesen

Hat ein Projekt Sprints, gliedert der Gantt die Aufgaben nach Sprint:

• Unter dem Projekt steht je Sprint eine Gruppenzeile mit Fahne, S1 · Name und dem Zähler erledigt von gesamt. Im Zeitstrahl liegt ein Balken über den Zeitraum seiner Aufgaben, die Farbe folgt dem Status.
• Darunter stehen die Aufgaben des Sprints. Aufgaben ohne Sprint sammelt der Bereich Ohne Sprint am Ende des Projekts.
• In der Aufgabenliste links ziehst du eine Aufgabe am Griff auf eine andere Sprint-Zeile oder auf Ohne Sprint. Der Gantt meldet Sprint geändert. Das geht nur innerhalb desselben Projekts.
• Ein Klick auf die Gruppenzeile klappt den Sprint zu oder auf. Fährst du mit der Maus über die Zeile, siehst du Zeitraum, Status und den Stand der Aufgaben.
• Hat noch keine Aufgabe des Sprints einen Termin, steht noch keine Aufgabe mit Termin im Zeitstrahl. Liegt der Zeitraum außerhalb des sichtbaren Bereichs, zeigt ein kleiner Pfeil mit Datum die Richtung.

Die Aufgaben selbst planst du wie bisher: Ziehen verschiebt den Soll-Zeitraum, Ziehen am Rand ändert die Dauer. Damit wächst oder schrumpft auch der Balken des Sprints.

Sprints als Gruppenzeilen mit Balken, Aufgaben ohne Sprint am Ende.

Auswerten und anbinden

In den Auswertungen tragen Aufgaben die Felder Sprint, Sprint-Nr., Sprint-Status und Meilenstein, Zeitbuchungen das Feld Sprint. So vergleichst du Soll und Ist je Sprint, siehe Charts. Aufgaben ohne Sprint stehen in den Auswertungen noch unter Backlog.

Für Importe und Integrationen gibt es die Ressource Sprints (ProjektSyn): Sprints lassen sich lesen, anlegen, ändern und löschen, Aufgaben tragen das Feld Sprint-ID (leer = ohne Sprint, der Sprint muss zum Projekt der Aufgabe gehören). Dort gibt es auch die Felder Sprintziel, Kapazität, Einzelauftrag und Review-Notiz, die der Dialog nicht zeigt. Mehr dazu unter Datenintegration und API & Integrationen.

Grenzen

• Geteilte Projekte. Bei einem Projekt, das ein anderer Mandant für dich freigegeben hat, siehst du Sprints und Aufgaben, verwaltet werden sie nur vom Eigentümer. Der Dialog zeigt dann den Hinweis Sprints und Meilensteine verwaltet der Eigentümer des Projekts. Aufgaben gruppieren gibt es dort nicht.
• Ein Sprint, ein Projekt. Eine Aufgabe kann nur einen Sprint ihres eigenen Projekts bekommen.
• Kein Automatismus. Der Status eines Sprints ändert an den Aufgaben nichts: Offene Aufgaben bleiben offen, auch wenn der Sprint abgeschlossen ist. Ein Sprint wechselt seinen Status auch nicht von selbst.