Ab 2027 bzw. 2028 müssen Rechnungen an Unternehmen als E-Rechnung hinausgehen. Behörden verlangen die XRechnung schon heute. SynCore sammelt dafür alle Angaben an einer Stelle und zeigt dir am Beleg, was noch fehlt.
SynCore erzeugt beide Formate: die XRechnung (reines XML, für Behörden) und das ZUGFeRD-PDF (sieht aus wie Deine Rechnung und enthält die E-Rechnung als XML, für Unternehmen).
Rechnungssteller eintragen
Öffne Belege → Einstellungen und wähle links unter E-Rechnung und GAEB den Punkt Rechnungssteller. Die Einstellungen ändern nur Mandanten-Admins.
- Firma und Anschrift: So steht deine Firma als Verkäufer auf jeder Rechnung. Solange nichts gespeichert ist, sind Name, Anschrift und Kontakt aus den Mandanten-Stammdaten vorbelegt.
- Steuer und Register: Mindestens die USt-IdNr. oder die Steuernummer, sonst ist die E-Rechnung ungültig.
- Ansprechpartner: Name, Telefon und E-Mail einer Person, die Rückfragen beantwortet. In der XRechnung Pflicht.
- Bankverbindung: IBAN, BIC und Kontoinhaber. Für Lastschrift zusätzlich die Gläubiger-ID.
SynCore prüft IBAN, BIC, USt-IdNr. und Gläubiger-ID beim Speichern. Stimmt eine Prüfziffer nicht, siehst du das direkt am Feld.
In Druckvorlagen nutzt du dieselben Werte als Platzhalter, zum Beispiel ${firma.iban} oder ${firma.ustIdNr}. So musst du die Bankverbindung nicht als festen Text in jede Vorlage schreiben.
Format und Pflichtangaben festlegen
Unter E-Rechnung stellst du ein:
- welche Formate SynCore erzeugt (XRechnung, ZUGFeRD),
- das Standardformat für Konten ohne eigene Angabe (vorgeschlagen: ZUGFeRD, das PDF kann jeder lesen, das XML liest die Buchhaltung des Empfängers),
- welche Belegtypen als E-Rechnung hinausgehen (Rechnung, Gutschrift und ihre Stornos),
- was bei fehlenden Pflichtangaben passiert: nur ein Hinweis am Beleg oder das Festschreiben wird gesperrt. Ab 2027 empfehlen wir die Sperre.
Steuersätze und Einheiten ergänzen
Die E-Rechnung braucht zu jedem Steuersatz eine Kategorie und zu jeder Einheit einen UN/ECE-Code.
- Belege → Einstellungen → Steuersätze: Satz, Kategorie (S Standard, E steuerbefreit, AE Reverse Charge …) und bei 0 % den Befreiungsgrund, zum Beispiel „Steuerfrei nach § 4 Nr. 21 UStG“ für Bildungsleistungen.
- Produkte → Einstellungen → Mengeneinheiten: den UN/ECE-Code je Einheit (Stück C62, Stunde HUR, Pauschal LS …). Gängige Schreibweisen wie „Std“, „St“ oder „m3“ erkennt SynCore auch ohne Eintrag.
Rechnungsformat am Konto
Im Konto-Dialog im Tab Rechnung wählst du das Rechnungsformat des Kunden. „Wie in den Belege-Einstellungen“ nimmt das Standardformat. Für Behörden wählst du XRechnung und trägst die Leitweg-ID ein, die dir die Behörde nennt. SynCore prüft ihren Aufbau und die Prüfziffer.
Neue Belege übernehmen Format und Leitweg-ID vom Konto. Folgebelege und Stornos erben sie vom Vorgänger.
Am Beleg prüfen
Gehört ein Beleg zu den eingestellten Belegtypen, zeigt der Kopf ein Badge mit dem Format, zum Beispiel XRechnung · 2 Angaben fehlen. Ein Klick öffnet Stammdaten bearbeiten im Reiter E-Rechnung. Dort stehen
- die fehlenden Angaben mit einem Link zur Stelle, an der du sie behebst,
- die Felder Rechnungsformat, Käuferreferenz, Bestellnummer des Kunden und der Leistungszeitraum.
Rechnungs- und Lieferanschrift, Zahlungsart und Bankverbindung des Belegs bearbeitest du im selben Dialog in den Reitern Anschriften und Zahlung. Du öffnest ihn auch über ⋮ → Stammdaten bearbeiten.
Fehlende Angaben mit Sprung zur Stelle, darunter die Felder am Beleg.
Steht dort „Alle Pflichtangaben sind da“, ist der Beleg bereit für die E-Rechnung. Alle Exporte findest du im ⋮-Menü des Belegs unter Exportieren.
E-Rechnung erzeugen und versenden
- Beim Festschreiben erzeugt SynCore die E-Rechnung im Format des Belegs einmal und legt sie ab. Diese Datei bleibt das Original, sie wird nie neu erzeugt.
- Vor dem Festschreiben holst du über ⋮ → Exportieren → XRechnung (XML) oder ZUGFeRD-PDF eine Probe aus dem aktuellen Stand, zum Beispiel zum Prüfen. Der Dateiname endet dann auf
_probe. - Per Mail hängt SynCore bei XRechnung das XML und das PDF an, bei ZUGFeRD das ZUGFeRD-PDF. Bei festgeschriebenen Belegen sind es die abgelegten Dateien.
- Für ZUGFeRD braucht der Belegtyp eine Druckvorlage, denn ein ZUGFeRD ist zuerst ein lesbares PDF.
- Rechnungsportale von Behörden (ZRE, OZG-RE): Lade dort die Datei aus ⋮ → Exportieren hoch.
Die Steuer rechnet SynCore je Steuersatz aus der Nettosumme, so wie es die E-Rechnung verlangt. Bei Belegen mit vielen Positionen kann die Steuer dadurch um einen Cent von der früheren Rechnung je Position abweichen.