Statt jede Buchung einzeln abzurechnen, sammelst du alle offenen Teilnahmen unter Abrechnung und erzeugst daraus Sammelrechnungen. Jede BG, jede Firma und jeder Selbstzahler bekommt eine Rechnung mit allen seinen Teilnahmen, getrennt nach Kostenstelle und Kostenträger.
Rechnungen entstehen in der App Belege, die muss installiert sein. Für BG-Kurse brauchst du am Seminar die BG-Lehrgangsart und am Termin die QSEH-Registriernummer.
Offene Teilnahmen finden
- Öffne in der App Seminare den Bereich Abrechnung.
- Oben steht, wie viele Teilnahmen offen sind, wie viele davon abrechenbar sind (mit Summe) und wie viele noch etwas brauchen.
- Grenze die Liste mit den Schnellfiltern ein: Abrechnung über (BG, Firma, Selbstzahler) und Stand (Abrechenbar, Braucht noch etwas, Kurs nicht vorbei). Ein zweiter Klick auf einen Schnellfilter hebt ihn auf.
- Unter Filter wählst du eine BG / Unfallkasse, über Firmen wählen eine oder mehrere Firmen und mit Kursende bis ein Datum. Klick auf Übernehmen.
Was in der Spalte Stand steht
- Abrechenbar: Die Teilnahme kann jetzt abgerechnet werden.
- Kurs noch nicht vorbei: Abgerechnet wird erst nach dem Kurs.
- Ein gelber Hinweis nennt, was fehlt, zum Beispiel BG fehlt, Unternehmensnummer fehlt, Abrechnungsformular liegt nicht vor oder QSEH-Registriernummer fehlt. Behebe das an der Buchung oder am Termin, ein Klick auf den Kurs öffnet die Teilnehmer.
- Ausfallgebühr: Die Buchung ist storniert, die Ausfallgebühr wird abgerechnet.
Rechnungen erzeugen
- Hak die Teilnahmen an, die du abrechnen willst. Abrechenbare wählen hakt alle abrechenbaren in der Liste an.
- Klick auf Rechnungen erzeugen. In der Klammer steht, wie viele Rechnungen entstehen.
- Der Probelauf zeigt jede Rechnung mit Empfänger, Zahl der Positionen und Summe. Nicht abrechenbare Teilnahmen in der Auswahl bleiben offen.
- Klick auf Jetzt erzeugen.
Die Rechnungen stehen als Entwurf in der App Belege, über das Symbol neben jeder Rechnung öffnest du sie. Die abgerechneten Teilnahmen verschwinden aus der Liste.
Kein Knopf Rechnungen erzeugen zu sehen? Dann fehlt dir das Recht zum Abrechnen oder die App Belege ist nicht installiert. Den zweiten Fall nennt die Seite unter der Überschrift.