Schickt eine Firma eine Liste mit ihren Mitarbeitenden, buchst du alle auf einmal. SynCore prüft jede Zeile gegen den Bestand und legt nur an, was fehlt.
Du brauchst eine Excel-Datei (.xlsx) oder CSV mit einer Zeile je Person. Mindestens der Nachname muss drinstehen. E-Mail und Geburtsdatum helfen beim Erkennen vorhandener Personen. Die Firma sollte als Konto im CRM stehen.
Datei einlesen
- Öffne den Termin und wechsle auf den Tab Teilnehmer.
- Klick auf Teilnehmer importieren (neben Teilnehmer aus Bestand).
- Klick auf Datei wählen und wähl die Datei aus.
- Wähle unter Firma das Konto der Firma. Ohne Firma werden die Teilnehmer als Selbstzahler gebucht.
- Wähle unter Abrechnung über, wer die Rechnung bekommt: Firma oder, bei einem BG-Kurs, BG.
Spalten prüfen
SynCore ordnet die Spalten der Datei selbst zu: Name, Vorname, Name (komplett), E-Mail und Geburtsdatum. Stimmt eine Zuordnung nicht, wähle die richtige Spalte oder — keine —. Klick danach auf Neu prüfen.
Vorschau lesen
In der Spalte Stand steht für jede Zeile, was beim Import passiert:
- Kontakt der Firma: Die Person ist schon Kontakt dieser Firma und wird gebucht.
- Person vorhanden: Die Person gibt es schon (gleiche E-Mail oder gleicher Name mit Geburtsdatum). Sie bekommt an der Firma einen Kontakt und wird gebucht.
- ähnlich, bitte prüfen: Der Name passt, aber weder E-Mail noch Geburtsdatum bestätigen es. Wähle unter Übernehmen vorhandene nehmen oder neu anlegen.
- neu: Die Person wird neu angelegt, als Kontakt der Firma.
- schon gebucht, doppelt in der Datei, unvollständig: Diese Zeilen werden nicht gebucht.
Jede Zeile kannst du unter Übernehmen auf auslassen setzen.
Steht bei E-Mail „Sammeladresse, nicht übernommen“, haben mehrere Personen in der Datei dieselbe Adresse. Die gehört meist der Firma und wird keiner Person zugeordnet.
Importieren
Klick auf Importieren. In der Klammer steht, wie viele Zeilen gebucht werden.
Du siehst, wie viele Teilnehmer gebucht wurden, wie viele auf der Warteliste stehen, wie viele neue Kontakte entstanden sind und welche Zeilen übersprungen wurden. Die Firma ist an jeder Buchung als Rechnungsempfänger eingetragen, die Gebühr kommt aus den Gebühren des Termins, bei BG aus der Pauschale der BG.
Werden Personen doppelt angelegt? Prüf, ob die Datei E-Mail oder Geburtsdatum enthält und die Spalte richtig zugeordnet ist. Nur mit einem der beiden erkennt SynCore eine vorhandene Person sicher.