Unter Auswertungen findest du fertige Übersichten zu deinen Belegen. Du filterst, gruppierst die Beträge und exportierst die Tabelle. Bestehende Berichtsvorlagen liegen weiter unter Export.
Bevor du beginnst: Du brauchst die Seite Auswertungen der Belege und das Leserecht auf Belege oder auf einzelne Belegtypen, zum Beispiel nur Rechnungen. Du siehst nur Belege aus deinem Bereich. Den Reiter Belegeingang siehst du nur mit dem Leserecht auf alle Belege und der Seite Eingang.
Eine Übersicht öffnen
- Öffne Belege und wähle Auswertungen.
- Wähle oben den Reiter Offene Posten, Umsatz oder Belegeingang.
- Bei Offene Posten wählst du in der Zeile über der Tabelle unter Richtung Forderungen oder Verbindlichkeiten. Beim Belegeingang grenzt du dort mit Kategorien ein. Weitere Filter wie Belegtypen, Status, Konten oder Kostenstellen findest du unter Filter. Bestätige mit Übernehmen.
- Bei Umsatz und Belegeingang wählst du über das Kalenderfeld Von und Bis. Monate oder Wochen legt die Spalten fest.
Offene Posten nach Fälligkeit
Welche Übersichten es gibt
- Offene Posten: Stand heute alle Belege mit offenem Betrag, getrennt in Forderungen (Geld kommt) und Verbindlichkeiten (Geld geht, zum Beispiel Eingangsrechnungen und Gutschriften an Kunden), dazu Saldo und Überfällig. Gruppiert nach Fälligkeit (noch nicht fällig, 1 bis 30, 31 bis 60, 61 bis 90, über 90 Tage überfällig), Konto, Belegtyp, Fälligkeitsmonat oder Kostenstelle. Fällig ist ein Beleg am Belegdatum plus der Frist am Beleg, sonst der Zahlungsbedingung, sonst nach 14 Tagen. Ausgangsentwürfe zählen nicht.
- Umsatz: ausgestellte Rechnungen und Gutschriften im Zeitraum mit Netto, Umsatzsteuer, Brutto, bezahlt und offen. Gutschriften mindern den Umsatz. Entwürfe zählen nicht.
- Belegeingang: Eingangsbelege im Zeitraum mit Netto, Vorsteuer, Brutto und offen, nach Kategorie, Lieferant, Kostenstelle oder Kostenträger.
Vorlagen, Belege im Papierkorb und stornierte Belege samt Storno-Gegenbeleg zählen in keiner Übersicht. Unter der Tabelle steht, wie die jeweilige Übersicht rechnet.
Zahlen gruppieren und Details ansehen
- Wähle Ansicht und lege unter Gruppierung fest, wonach die Zeilen gegliedert werden.
- Markiere eine Zahl und wähle Details anzeigen. Rechts öffnen sich die zugrunde liegenden Belege mit einem Link zum Beleg.
- Mit Ansicht speichern legst du Reiter, Filter und Gruppierung unter einem Namen ab.
Die Tabelle exportieren
- Wähle unten rechts Export.
- Wähle Excel, CSV, PDF oder die Zwischenablage.
Ergebnis: Du siehst, welche Rechnungen wie lange überfällig sind, was im Monat abgerechnet wurde und wofür Kosten anfallen.
Ein Beleg fehlt bei den offenen Posten? Ausgangsbelege im Entwurf zählen erst, wenn sie verschickt sind. Belegtypen ohne Zahlung (Angebot, Auftrag, Lieferschein) erscheinen nie.
Der Reiter Belegeingang fehlt? Dann fehlt dir das Leserecht auf alle Belege oder die Seite Eingang. Wende dich an deine Verwaltung.