Den Auslöser legst du in der Karte Auslöser im Reiter Ablauf fest. Der Dialog fragt Wann startet die Automation?
| Auslöser | Wann er startet | Beispiel |
|---|---|---|
| Datensatz angelegt, geändert, gelöscht | wenn ein Datensatz der gewählten Datengruppe angelegt, geändert oder gelöscht wird | ein Schüler wird angelegt |
| Termin aus Datumsfeld | eine bestimmte Zahl Tage vor oder nach einem Datum im Datensatz, zur gewählten Uhrzeit | 30 Tage vor Vertragsende um 08:00 |
| Zeitplan | in festem Abstand, Alle … Stunden | jeden Tag |
| Von Hand | wenn jemand Ausführen oben rechts in der Automation klickt | Sammelaufgabe auf Zuruf |
| Import | nach jedem Import der Datenintegration, wahlweise nur für ein Datenobjekt oder nur Importe mit Fehlern | Fehlerbericht an die Buchhaltung |
| Von außen (API, MCP) | wenn ein anderes Programm oder eine KI die Automation aufruft; sie erscheint dann als Werkzeug in der gewählten App | Nachfassen aus einem Chat starten |
| Wenn ein Werkzeug läuft | nach einem erfolgreichen Aufruf eines App-Werkzeugs per API oder MCP | nach jedem Konto, das eine KI per MCP anlegt |
Datensatz: einmal oder erneut
Ab Werk startet eine Automation einmal je Datensatz. Wird derselbe Datensatz später noch einmal geändert, startet sie nicht noch einmal. Mit Erneut starten startet sie wieder, sobald der letzte Lauf für diesen Datensatz fertig ist.
Der Auslöser gilt auch für Datensätze aus einem Import, einer Massenänderung oder einer Anlage per KI.
Nur wenn
Mit Nur wenn grenzt du ein, für welche Datensätze die Automation startet, zum Beispiel nur Konten mit dem Land Deutschland. Mehrere Bedingungen verknüpfst du mit und oder oder, und bindet stärker.
Termin aus Datumsfeld
Die Automation startet je Datensatz und Termin genau einmal. Ändert sich das Datum im Datensatz, gilt der neue Termin.
Für jeden Auslöser gilt: Die Datengruppe muss zu deinen Leserechten passen. Datengruppen, die du nicht lesen darfst, bietet der Dialog nicht an.
Auslöser in Projektvorlagen
Auslöser, die du in einer Projektvorlage unter Aufgaben › Vorlagen wählst, laufen als Automation. Du findest sie in der Übersicht der Automationen unter der App Aufgaben. Ändern kannst du sie weiter in der Projektvorlage.