Eine Automation erledigt Arbeit für dich, sobald etwas passiert: ein Datensatz wird angelegt, ein Datum rückt näher, ein Import läuft durch oder jemand drückt Ausführen. Sie besteht aus einem Auslöser (wann sie startet) und Schritten (was sie dann tut), zum Beispiel eine Mail senden, eine Aufgabe anlegen oder ein Projekt aus einer Vorlage starten.
Wo du sie findest
Die App heißt Automationen und hat zwei Seiten:
- Übersicht: alle Automationen des Mandanten mit kleiner Vorschau des Ablaufs, App, Auslöser und Zustand. Über Neue Automation legst du eine an, leer oder aus einer Vorlage.
- Bibliothek: Vorlagen, aus denen du eine neue Automation machst. Eigene Vorlagen speicherst du in einer Automation über ⋮ Als Vorlage speichern.
Eine Automation hat zwei Reiter: Ablauf (der Builder, in dem du Auslöser und Schritte festlegst) und Läufe (was sie bisher getan hat).
Entwurf und eingeschaltete Version
Was du im Builder änderst, landet zuerst in einem Entwurf. Die eingeschaltete Version läuft so lange unverändert weiter. Erst Einschalten macht den Entwurf zur neuen Version. Mit Entwurf verwerfen gilt wieder die eingeschaltete Version.
Läufe, die gerade warten (zum Beispiel auf einen Termin oder eine Freigabe), beenden ihren Weg in der Version, in der sie gestartet sind.
Mit wessen Rechten sie läuft
Eine Automation läuft mit den Rechten der Person, die sie eingeschaltet hat. Was diese Person nicht sehen oder ändern darf, kann auch die Automation nicht. Bei Von Hand läuft der Lauf mit den Rechten der Person, die Ausführen klickt.
Neben dem Zustand steht deshalb zum Beispiel „Version 3 läuft mit den Rechten von Anna Berger“. Jede Aktion eines Laufs steht im Protokoll.
Weiter mit Eine Automation bauen und einschalten.