Beispiel: Wird ein Schüler angelegt, soll die Ausbildungsleitung eine Aufgabe „Unterlagen prüfen“ bekommen. Das sind ein Auslöser und ein Schritt.
Bevor du beginnst: Du brauchst die Rechte, Automationen anzulegen, zu bearbeiten und einzuschalten. Ab Werk haben sie nur Mandanten-Admins. Auslöser bietet der Builder nur für Datengruppen an, die du lesen darfst.
Anlegen
- Öffne Automationen und klicke Neue Automation.
- Gib einen Name ein und wähle die App, zu der die Automation gehört.
- Wähle unter Start Leer beginnen oder eine Vorlage aus der Bibliothek.
- Klicke Anlegen. Der Reiter Ablauf öffnet sich. Schalte oben von Ansehen auf Bearbeiten.
Auslöser wählen
- Klicke auf die Karte Auslöser. Der Dialog fragt Wann startet die Automation?
- Wähle Datensatz angelegt, geändert, gelöscht, dann die Datengruppe (im Beispiel Schüler) und angelegt.
- Optional: Unter Nur wenn grenzt du ein, für welche Datensätze sie startet.
- Klicke Speichern.
Welche Arten es gibt, steht in Auslöser einer Automation.
Schritte hinzufügen und verbinden
- Ziehe aus der Leiste Bausteine links Aufgabe anlegen auf die Fläche, oder klicke den Baustein an.
- Ziehe vom Ausgang des Auslösers (Punkt unten an der Karte) einen Pfeil zur neuen Karte.
- Klicke die Karte an. Fülle im Dialog die Pflichtfelder (mit Sternchen) aus, im Beispiel Titel und Verantwortliche, und klicke Speichern.
Mit Feld einfügen setzt du Werte aus dem auslösenden Datensatz in Texte ein, zum Beispiel den Namen des Schülers.
Jede Änderung speichert der Builder sofort in den Entwurf. Unten steht, ob alles vollständig ist, zum Beispiel „Alle Schritte vollständig“ oder „1 offener Punkt“. Ein Klick auf den Punkt springt zum Schritt.
Automatisch anordnen ordnet die Karten als Kette von oben nach unten, Einpassen zeigt den ganzen Ablauf.
Testlauf
Bevor du einschaltest, kannst du den Ablauf mit einem echten Datensatz durchspielen. Es wird nichts gesendet, angelegt oder geändert.
- Klicke Testlauf in der Werkzeugzeile.
- Wähle einen Datensatz der Datengruppe des Auslösers, zum Beispiel einen Schüler, und klicke Testlauf starten.
- Du siehst, ob die Automation starten würde, welchen Zweig sie nimmt und was jeder Schritt mit den eingesetzten Werten täte. Bei Datensatz anlegen oder ändern steht, wie viele Datensätze er ändern würde.
Einschalten
- Klicke Einschalten. Der Dialog zeigt, ob alle Schritte vollständig sind, und mit wessen Rechten die Automation läuft.
- Klicke im Dialog Einschalten. Die Automation läuft ab jetzt bei jedem passenden Ereignis.
Solange ein offener Punkt besteht, lässt sich nicht einschalten. Ein Schritt, der an keinem Pfeil hängt, zählt auch als offener Punkt.
Später ändern
Änderungen im Builder gehen wieder in einen Entwurf, die eingeschaltete Version läuft weiter. Erst Einschalten veröffentlicht sie, Entwurf verwerfen nimmt sie zurück. Ausschalten stoppt neue Läufe.
Über ⋮ oben rechts änderst du unter Allgemein Name, Beschreibung und Kategorie, legst über Als Vorlage speichern eine Vorlage in der Bibliothek an oder löschst die Automation.