In Aufträge verwaltest du die Arbeiten, die dein Betrieb für einen Kunden ausführt: vom Hausanschluss im Tiefbau über den Rohbau bis zum Kundendienst im Handwerk. Alle Branchen nutzen dieselbe Struktur.
Woraus ein Auftrag besteht
- Auftraggeber: das Konto aus dem CRM, für das du arbeitest.
- Einsatzort: die Adresse, an der gearbeitet wird. Eine Baustelle ist ein Einsatzort mit beliebig vielen Aufträgen.
- Auftragsart: zum Beispiel Hausanschluss, Rohbau oder Wartung. Jede Auftragsart bringt ihre eigenen Zusatzfelder mit, die Merkmale der Auftragsart.
- Status: frei benennbar. Jeder Status gehört zu einer festen Phase: Offen, Geplant, In Arbeit, Erledigt, Abgerechnet oder Storniert.
- Teilaufträge: zusammengehörige Arbeiten bündelst du unter einem Hauptauftrag, auch an anderen Adressen.
- Typ: wie ein Auftrag läuft, zum Beispiel Service, Reparatur, Projekt oder Wartung. Ein wiederkehrender Typ (Wartung) bekommt ein Intervall.
- Termine: die Ausführungstermine des Auftrags, beliebig viele. Bei wiederkehrenden Aufträgen erzeugt ein erledigter Termin den nächsten, siehe Wiederkehrende Aufträge.
Was du in der App findest
- Aufträge: die Liste mit Suche, Filter und Phasen-Schnellfilter. Unter Filter grenzt du unter anderem nach Typ ein; Ohne Typ zeigt die Aufträge, die noch keinen Typ haben und deshalb nicht auf der Karte erscheinen. Ein Klick öffnet den Auftrag.
- Planung: die Einteilungstafel. Hier ziehst du Aufträge auf Kolonnen und Mitarbeiter.
- Touren: alle Touren mit Tag, Kolonne und Stationen. Hier siehst du sie dir auf der Karte an oder löschst sie, siehe Touren ansehen und löschen.
- Karte: offene Aufträge an ihren Einsatzorten. Mit Zur Tour hinzufügen am Pin planst du sie in eine Tour ein, siehe Aufträge auf der Karte einplanen.
- Auswertungen: Aufträge je Phase und Aufträge mit naher Frist.
- Einstellungen: Auftragsarten, Auftragstypen, Gewerke, Intervalle, Status, Beteiligtenrollen und Branchenprofile.
Was im Auftrag steht
Ein Klick in der Liste öffnet den Auftrag. Die Tabs zeigen, was dazugehört:
- Übersicht: Eckdaten, nächster Termin und Fristen, Beteiligte und Teilaufträge auf einen Blick.
- Termine: alle Ausführungstermine als Tabelle. Mit Termin legst du einen neuen an, ein Klick öffnet ihn zum Bearbeiten oder Erledigen.
- Teilaufträge und Beteiligte, siehe Beteiligte am Auftrag eintragen.
- Einsätze: wer wann eingeteilt ist.
- Belege: Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen, siehe Einen Beleg zum Auftrag erstellen.
- Dokumente und Aufgaben.
Abb. 1: Die Auftragsliste.
Bevor du beginnst
Die Planung gibt es, wenn in deinem Mandanten auch die App Arbeitszeit aktiv ist. Sie nutzt dieselbe Einteilungstafel wie Arbeitszeit → Einteilung.
Der häufigste Schritt ist Einen Auftrag anlegen.